Документальный фонд Госжилинспекции - Инструкция по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области
.RU

Документальный фонд Госжилинспекции - Инструкция по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области


^ Документальный фонд Госжилинспекции


      1. Разработка и ведение номенклатуры дел


Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Госжилинспекции, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Госжилинспекции.

Ответственность за составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, обеспечение их учета лежит на организационно-аналитическом отделе.

Сводная номенклатура дел составляется на основании предложений структурных подразделений (приложение 25).

Начальник вновь созданного структурного подразделения Госжилинспекции в месячный срок представляет в организационно-аналитический отдел предложения по номенклатуре дел своего подразделения.

Методическую помощь при составлении сводной номенклатуры Госжилинспекции оказывает Экспертная комиссия Госжилинспекции (далее - ЭК).

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Госжилинспекции согласовывается с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее - ЭПМК).

Сводная номенклатура дел Госжилинспекции подписывается начальником организационно-аналитического отдела, утверждается руководителем Госжилинспекции после согласования с ЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры Госжилинспекции сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК.

Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: в двух подлинных экземплярах (1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело организационно-аналитического отдела, 2-й - направляется в государственный архив Волгоградской области); 3-й и 4-й экземпляры (копии), заверенные надлежащим образом - используются как рабочие экземпляры в организационно-аналитическом отделе и в архиве Госжилинспекции Волгоградской области).

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Госжилинспекции Волгоградской области цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-01, где 02 - код структурного подразделения, 01 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:


^ Приказы Госжилинспекции по основной деятельности


Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название органа исполнительной власти Волгоградской области или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:


^ Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).


В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:


^ Переписка с органами исполнительной власти Волгоградской области по вопросам организации деятельности экспертных комиссий.


В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:


^ Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.


В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и др.

Если в течение года в Госжилинспекции возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
      1. ^ Формирование дел и их текущее хранение


Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел Госжилинспекции и систематизация документов внутри дела.

Организационно-аналитический отдел осуществляет контроль над правильным формированием дел, проверку их наличия и состояния в структурных подразделениях Госжилинспекции.

При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).

При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Администрации Волгоградской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Госжилинспекции средствами АСЭД.

Дела со дня их заведения до передачи в архив Госжилинспекции или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки - регистраторы.

Сохранность документов обеспечивают руководители структурных подразделений.

Дела размещают в рабочих комнатах.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из сводной номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Госжилинспекции, находящиеся на текущем хранении подлежат учету.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанном в графе 3, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта - заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам других структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Госжилинспекции Волгоградской области или его заместителя, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Госжилинспекции Волгоградской области или его заместителей с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.


      1. d-e-romanov-yuzhnij-federalnij-universitet-rgu-g-rostov-na-donu-ideya-iskusstvennih-nejronnih-setej-ins-voznikla-kak-popitka-opisat-processi-vospriyatiya-informacii-proishodyashie-v-mozge-cheloveka-kak-i-mozg.html
        d-element-4-celenapravlennost-deyatelnosti-russian-original-english-konferenciya-storon-konvencii-o-biologicheskom.html
        d-eto-pobasenka-u-ugadajku.html
        d-f-n-prof-zav-kafedroj-filosofii-mgimo.html
        d-fiz-mat-nauk-prof-chl-korr-ran-vedushij-nauchnij-sotrudnik-vichislitelnogo-centra-im-a-a-dorodnicina-rossijskoj-akademii-nauk-moskva-tatarkin-a-i.html
        d-g-percev-odin-iz-pionerov-muzejnoj-informatiki-v-rossii-let-10-15-nazad-udivitelno-tochno-sformuliroval-nachalnuyu-programmu-kompyuterizacii-muzeya-kompyuter-v-muzee-i-muzej-v-kompyutere-kazalos-chto-eto.html
      2. universitet.bystrickaya.ru/test-dlya-izmereniya-masshtaba-vashego-mishleniya-pomnite-chto-masshtabnoe-mishlenie-vigodno-vsegda-i-vo-vsem-5-kak-nauchitsya-mislit-i-mechtat-tvorcheski-stranica-7.html
      3. bukva.bystrickaya.ru/professionalno-eticheskie-orientiri-v-zhurnalistike.html
      4. kontrolnaya.bystrickaya.ru/rabochaya-programma-disciplini-problemi-organizacii-rassledovaniya-prestuplenij-v-sfere-korrupcii.html
      5. znaniya.bystrickaya.ru/razdel-4-uroven-obrazovatelnoj-deyatelnosti-obrazovatelnogo-uchrezhdeniya-obshie-svedeniya-ob-obrazovatelnom-uchrezhdenii.html
      6. knigi.bystrickaya.ru/rok-akademicki-stranica-24.html
      7. paragraf.bystrickaya.ru/zakonodatelnaya-vlast-5.html
      8. uchenik.bystrickaya.ru/lekciya-3-nauka-kak-socialnij-institut-lekciya-vvedenie-2.html
      9. esse.bystrickaya.ru/rabochaya-programma-obsuzhdena-na-zasedanii-kafedri-pererabotana-v-sootvetstvii-s-trebovaniyami-polozheniya-nfi-kemgu-ob-umk-disciplini-stranica-4.html
      10. ekzamen.bystrickaya.ru/russkoe-iskusstvo-vtoroj-polovini-xviii-veka.html
      11. credit.bystrickaya.ru/osnovi-astrofotometrii.html
      12. institute.bystrickaya.ru/glava-3-normativnie-akti-v-sfere-zashiti-prav-potrebitelej-i-inogo-zakonodatelstva.html
      13. uchenik.bystrickaya.ru/kosmos-i-kosmologiya.html
      14. tests.bystrickaya.ru/legochnoe-krovotechenie-i-krovoharkane-d-g-zharov-sekreti-girudoterapii.html
      15. ekzamen.bystrickaya.ru/soderzhanie-disciplini-osnovnaya-obrazovatelnaya-programma-visshego-professionalnogo-obrazovaniya-napravlenie-podgotovki.html
      16. tasks.bystrickaya.ru/33-realizaciya-prava-ponyatie-i-formi-voprosi-i-otveti.html
      17. crib.bystrickaya.ru/hudozhestvennij-mifologizm-v-romanah-meri-reno-o-tesee.html
      18. lecture.bystrickaya.ru/43-dogovor-prostogo-tovarishestva-kommentarij-setevie-vzaimodejstviya-obrazovatelnih-uchrezhdenij-i-organizacij.html
      19. klass.bystrickaya.ru/5-razrabotka-prinyatie-izmenenie-i-otmena-tehnicheskih-reglamentov-metodicheskie-rekomendacii-po-razrabotke-i.html
      20. prepodavatel.bystrickaya.ru/sroki-priema-dokumentov-dlya-ochnoj-formi-obucheniya-na-baze-9-kl-s-25052011-po-29072011-na-baze-11-kl-s-25052011-po-15082011-dlya-zaochnoj-formi-obucheniya-s-25052011-po-10092011.html
      21. tests.bystrickaya.ru/literatura-bidermejera-v-germanii-xix-veka-stranica-4.html
      22. uchit.bystrickaya.ru/tehnologii-i-izobreteniya-pravila-dlya-revolyucionerov-gaj-kavasaki-mishel-moreno-oglavlenie.html
      23. college.bystrickaya.ru/32-zapusk-programmi-programmnij-kompleks-formirovaniya-topograficheskih-planov-v-vide-cifrovih-modelej-v-srede.html
      24. turn.bystrickaya.ru/otvetstvennost-poamerikanski-ili-kak-vzyatsya-za-svoyu-zhizn-samomu-soboj-upravlyat-pozabotitsya-o-sobstvennoj-persone-i-preuspet-v-upravlenii-soboj.html
      25. uchenik.bystrickaya.ru/european-monetary-union-theory-history-and-consequences.html
      26. universitet.bystrickaya.ru/strategicheskij-plan-2020-kazahstanskij-put-k-liderstvu-poslanie-prezidenta-narodu-kazahstana-novoe-desyatiletie-novij-ekonomicheskij-podem-novie-vozmozhnosti-kazahstana-29-01-2010-g.html
      27. notebook.bystrickaya.ru/hudo-zhil-gorshe-togo-pomer-chulkov-oformlenie-biblioteki.html
      28. esse.bystrickaya.ru/programmi-informacionnie-tehnologii-v-deloproizvodstve-tematicheskogo-planirovaniya-k-programme.html
      29. letter.bystrickaya.ru/obshaya-harakteristika-programmi-podgotovki-bakalavra-4-4-trebovaniya-k-urovnyu-podgotovki-neobhodimomu-dlya-osvoeniya-programmi-podgotovki-bakalavra-5-stranica-9.html
      30. exchangerate.bystrickaya.ru/fontani-petergofa.html
      31. abstract.bystrickaya.ru/2-postroenie-harakteristiki-skvazhini-i-vibor-nasosa-avtomaticheskoe-upravlenie-privodom-pogruzhnogo-nasosa-neftyanoj.html
      32. textbook.bystrickaya.ru/gsef06-politologiya-1-obshaya-harakteristika-specialnosti-053100-socialno-kulturnaya-deyatelnost.html
      33. report.bystrickaya.ru/gosudarstvennij-obrazovatelnij-standart-visshego-professionalnogo-obrazovaniya-napravlenie-podgotovki-diplomirovannogo-specialista-stranica-5.html
      34. exchangerate.bystrickaya.ru/glava-2-kak-ustroit-sad-poumnee-n-i-kurdyumov-umnij-sad-v-podrobnostyah.html
      35. lesson.bystrickaya.ru/organizaciya-osnovnogo-proizvodstva-v-hlebopekarnom-cehe-tc-gippo-v-filiale-v-g-mogileve.html
      36. lektsiya.bystrickaya.ru/prikaz-ot-20-g-rabochaya-programma-po-himii-11-klass-uroven-profilnij.html
© bystrickaya.ru
Мобильный рефератник - для мобильных людей.